Aspek Manajemen Kantor

1.Aspek manajemen perkantoran

1. Manajemen perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan
o George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

• William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.

• Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Aspek-aspek manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antaras lain:

1. Manajemen dan pengarahan
2. Tata laksana/penyelenggaraan
3. Pelaksana secara efisien
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Pengendalian dan pengawasan
7. Pengarahan dan pengawasan
8. Pengarahan
9. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

1. pegawai
2. Material perlengkapan
3. Persayaratan
4. Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

1. Kepegawaian perkantoran (office personel)
2. Metode perkantoran (office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
5. Biaya perkantoran (office costs)
6. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

1. Ruang perkantoran (office space)
2. komunikasi (communications)
3. kepegawaian kantor (office personnel)
4. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
5. peralatan dan mesin (appliance and machine)
6. perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
7. metode (methods)
8. tata warkat (records)
9. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Sumber : http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_854/title_aspek-manajemen-perkantoran/

2.Ringkasan Aspek Manajemen kantor

J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor the office. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris office memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Pengorganisasian kantor
1.Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
2.Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lelu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

Pengoordinasian kantor
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor.

Pengawasan kantor
Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

Aspek Manajemen Kantor

1.Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
2.Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
3.Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan.
4.Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
5.Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
6.Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja

Harapan Manajemen kepada manajemen kantor

Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi
Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.
Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil

Ada dua tugas pokok Manejer kantor, antara lain:
1.Menggerakan sekelompok orang/petugas, dalam arti mendorong, memimpin, menjuruskan dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai aktivitas sesuai tujuan organisasi yang telah ditentukan.
2.Menggerakkan segenap sarana dan prasarana, dalam arti menyiapkan berbagai sarana, mengatur pemakaian, menetapkan langkan dan mengoptimalkan pemakaiannya baik benda, biaya, alat, bangunan, metode dan sumber-sumber lain yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasi.

Dan sebagai seorang dari menejer juga harus dapat menuangkan segala idenya dalam sebuah wadah yang bernama organisasiyang memiliki pengertian sebagai berikut:

Organisasi adalah kerjasama dari sekelompok orang yang membentuk sistem untuk mencapai suatu tujuan. Untuk mendukung itu semua diperlukan sebuah sarana yang dapat mengsukseskan kegiatan oraganisasi yaitu sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana kantor merupakan hal yang sangat mendukung lancarnya kegiatan kantor. Kelancaran aktivitas kantor bukan saja ditentukan oleh keahlian orang yang bekerja (staf kantor) tetapi juga ditentukan seberapa besar dukungan sarana dan prasarana yang ada di kantor tersebut.

Kondisi seperti ini sudah pasti pengiriman pemrosesan data dan pengiriman berita cukup panjang dan memakan waktu yang lama. Padahal saat ini dituntut kecepatan, ketepatan dan kualitas hasil dari pekerjaan kantor. Oleh karenanya diperlukan kelengkapan sarana dan prasarana kantor.

Riset-riset pada bidang perkantoran cukup membuktikan bahwa lingkungan fisik kantor mempunyai pengaruh terhadap kenyaman orang yang bekerja didalam rugan tersebut. Lihatlah hasil penelitian Mulyati (2000) dan Kartini (2001) menyimpulkan bahwa lingkungan fisik kantor mempengaruhi kenyaman kerja karyawan dan mempengaruhi juga produktivitas karyawan yang bersangkutan.

Dan sarana dan prasarana ini contohnya adalah layout kantor dan peralatan kantor. Oleh karena itu sebagai seorang manajer kantor dan pengawas kantor perlu masalah layout ini menjadi perhatian. Tujuan akhir lay out adalah terciptanya lingkungan kerja yang nyaman, sehat dan membuat betah karyawan bekerja.

Ada berbagai jenis peralatan kantor, baik yang digerakan menggunakan listrik maupun mekanik (menggunakan tangan). Dipasaran dan diperkantoran kedua jenis peralatan kantor ini sangat banyak digunakan. Oleh karenanya sangatlah baik bila calon-calon staf perkantoran mengetahui dan mampu menggunakannya.

Kesimpulan
Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa banyak sekali hal yang berhubungan dengan Manajemen kantor tersebut tetapi ada salah satu hal yang mana menjadi salah satu satu tombak yang dapat mempengaruhi dari hasil atau kinerja kegiatan kantor tersebut adalah Komunikasi kantor, yang didalamnya memuat penyampaian informasi dari seseorang/mesin kepada pihak lain yaitu unsur pengirim berita, informasi, sarana, isyarat, penerima.

Sumber : http://www.bloggaul.com/mantor2_indra_taufik/readblog/91724/ringkasan-manajemen-kantor